Будут ли электронные трудовые книжки с 2021 года

Решили сделать копию бумажной книги в электронном формате DjVu или PDF? Узнайте, через какие трудности вам придется пройти и какой софт при этом пригодится.

Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:

  • сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
  • информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
  • содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
  • личная подпись и дата составления заявления.

Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.

Что нужно сделать сторонам трудовых отношений?

Действия работника в данном процессе сведены до минимума. Все, что от него требуется – сделать выбор и письменно его оформить. Как только уведомление от работодателя будет вручено, сотрудник должен написать заявление, в котором нужно выразить согласие о ведении книжки в электронной форме либо просьбу сохранить бумажный носитель информации.

В рамках подготовки к реализации процесса перехода на электронный способ ведения документа, содержащего сведения о трудовой деятельности сотрудника, работодатель обязан произвести ряд мероприятий, направленных на:

  • уведомление сотрудников о внесенных в трудовое законодательство изменениях;
  • уведомление работников о необходимости сделать выбор в пользу электронного или бумажного носителя информации (с сохранением трудовой либо выдачей документа на руки);
  • сбор оформленных работниками заявлений и передачу данных в ПФР;
  • внесение соответствующих изменений в локальные нормативные акты работодателя;
  • определение круга лиц, ответственных за реализацию основных мероприятий.

Каждая из обозначенных процедур требует вынесения соответствующего распоряжения или приказа за подписью руководителя, в связи с чем первостепенным выступает вопрос составления документа, содержание которого будет соответствовать основным целям и задачам работодателя на данный момент. Рассмотрим, как правильно составить такой документ и что нужно включить в текст приказа.

Читайте также:  Красный маникюр со стразами на коротких ногтях

Порядок подачи СЗВ ТД с года: пошаговые советы

С начала нового 2021 года отчет «Сведения о трудовой деятельности работника» будет подаваться в ПФР по-другому. По закону это положено делать не позже 15 числа месяца, следующего за тем, в котором происходили следующие события:

  • поступление на работу нового сотрудника;
  • перевод на другую должность внутри предприятия;
  • увольнение;
  • подача заявления о желании перейти на ЭТК;
  • обращение по поводу предоставления сведений о трудовой деятельности.

Внимание! 

Если штат предприятия больше 25 человек, СЗВ ТД отправляется в электронной форме. Если сотрудников меньше — предусмотрена только бумажная.

Прежде всего руководитель должен решить, кто отвечает за подачу СЗВ ТД — бухгалтерия или кадровая служба. Этот вопрос оставлен на его усмотрение.

Заполнение бланка не должно вызвать затруднений. В случае, если он заполняется в бумажном варианте, следует использовать только печатные буквы. Помарки и исправления не допускаются.

Порядок подачи СЗВ ТД с года: пошаговые советы

В шапку бланка вносят сведения о компании — полное название, регистрационный номер ПФР, КПП, ИНН. Далее указываются следующие сведения:

  • период, за который подается отчет;
  • личные данные работника, в том числе СНИЛС;
  • причина кадрового события — прием на работу, перемещение внутри предприятия, увольнение, при этом указываются должность, специальность и квалификация сотрудника, номера приказов, реквизиты других локальных актов.

Внимание! 

С 1 января требуется указывать код профессии, должности или вида трудовой деятельности в виде семизначного кода из цифр и букв.

Важный вопрос — о сдаче «нулевого отчета». Если событий, требующих отражения в отчете, не происходило, СЗВ ТД можно не подавать. Но если он ни разу не сдавался в течение 2020 года, требуется передать в ПФР данные о последних кадровых перемещениях по состоянию на 1 января 2020.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.

Контроль и правильность заполнения данных будет вестись Пенсионным фондом. Для корректной передачи информации предусмотрена новая форма отчетности – СЗВ-ТД. Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками. В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.

Читайте также:  Нюдовый маникюр на коротких ногтях: лучшие новые техники и фото

Больших сложностей переход создать не должен, в сети уже есть видео, рассказывающие, как получить информацию о ведении кадрового учета по новым правилам. Пример – это видео.

Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:

  • до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
  • не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.

В период до конца 2020 года работодателю нужно:

  • технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
  • уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
  • сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
  • продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

Стоит обратить внимание, что с 2021 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.

Заключение

Скорее всего, вы не осилили много букв и сразу перешли к выводам. А они для рядового человека неутешительны. Электронное книгоиздание  дело хлопотное, полное трудностей и сюрпризов. Чтобы дослужиться даже до «зеленого пояса», вам придется потратить кучу времени. Оцифровка бумажных книг на высоком уровне  удел энтузиастов. Если вы все же решитесь пройти чертову дюжину кругов ада, то получите непередаваемые впечатления. Всегда приятно делать что-то общественно полезное и получать за это обычные человеческие благодарности.

Но в целом рекомендую остановиться после обработки в ScanTailor, объединить разрозненные страницы в PDF и дальше не лезть в дебри.

Осознанно и бессознательно я упустил кучу мелочей и нюансов, которые подстерегут вас на пути создания хорошей электронной книги. Надеюсь, что к обсуждению в комментариях подключатся знающие люди и укажут на мои неточности или расскажут о своих секретах.

Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых

С января 2020 работодатели будут каждый месяц передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. Эти данные фонд будет вносить в электронные трудовые книжки.

Читайте также:  СанПиН для салонов красоты 2020

Сведения придется передавать по новой форме СЗВ-ТД, ее будут сдавать так же, как СЗВ-М, в течение 15 дней после отчетного месяца. В новом отчете будут сведения о работодателе, должность работника, виды его работ, даты приема и увольнения, повышения, перевода.

С 2021 года добавится еще одна обязанность: при приеме на работу или увольнении сотрудника работодатель сообщает об этом фонду на следующий рабочий день. Для этого введут еще один отчет.

В начале 2020 года работодателям придется письменно сообщить работникам об изменениях в ведении трудовых книжек. Нужно также рассказать, что желающие сохранить бумажные трудовые должны написать заявление об этом в течение 2020 года.

Возможно, работодателям придется проанализировать локальные нормативные акты и отредактировать тексты по ведению трудовых книжек.

Сбор заявлений с согласием на ведение трудовых в электронном виде

Согласно правилам перехода на электронные трудовые книжки (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ) работник в установленные сроки пишет заявление о продолжении ведения трудовой книжки в документарной форме или о ее замене на электронную форму.

Нужно ли переходить на электронные трудовые книжки? Для работодателей эта обязанность установлена законодательством. Но такой переход не означает автоматической отмены документарных трудовых книжек. Чтобы этого добиться, потребуется проведение большой разъяснительной работы среди сотрудников организации.

Рекомендуем! Кроме подготовки памятки по электронным трудовым книжкам можно подготовить форму (бланк) заявления с согласием работника на ведение трудовой в электронном виде и приложить его к уведомлению.

Следует иметь в виду, что наниматель не вправе обязать работника написать подобное заявление. Если оно работником не подано, трудовая книжка ведется дальше в документарной форме. Более того, работник, решивший оставить документарную трудовую книжку, сохраняет ее и при последующем трудоустройстве к другим нанимателям (п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Но если работник планирует заменить свою документарную книжку на электронный формат, то ему необходимо заявить об этом в письменном виде. Сделать это можно в любое время, в том числе после окончания установленного срока (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Сотрудникам, принявшим решение о переходе на формирование СвТД в электронном виде, трудовая книжка выдается на руки под подпись (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ).